Zgłoszenie najmu do urzędu skarbowego 2026 – jak zgłosić wynajem mieszkania online krok po kroku

Zwykłego najmu prywatnego nie zgłaszasz do urzędu skarbowego osobnym formularzem. Wystarczy, że zapłacisz ryczałt 8,5% do 20. dnia następnego miesiąca i po roku złożysz PIT-28. Obowiązkowe zgłoszenie dotyczy tylko umowy najmu okazjonalnego: masz na nie 14 dni od wydania lokalu i możesz je złożyć online przez e-Urząd Skarbowy.

Poniżej znajdziesz instrukcję krok po kroku dla obu sytuacji, wzór pisma, sposób liczenia terminów i zmiany, które w 2026 roku dotyczą najmu na doby.

Czy trzeba zgłosić wynajem mieszkania do urzędu skarbowego?

To zależy od rodzaju najmu. Jeśli chcesz zgłosić wynajem mieszkania na zwykłych zasadach, nie znajdziesz do tego formularza, bo go nie ma. Urząd dowiaduje się o Twoim przychodzie z pierwszej wpłaty podatku i z zeznania rocznego. Zgłosić umowę najmu musisz tylko wtedy, gdy zawierasz najem okazjonalny.

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że „niezgłoszony najem” to coś karalnego. W praktyce kara grozi za niepłacenie podatku, a nie za brak pisma, którego przy najmie prywatnym prawo w ogóle nie wymaga.

Najem prywatny – zgłoszeniem jest pierwsza wpłata ryczałtu

Najem prywatny to wynajem mieszkania przez osobę fizyczną poza działalnością gospodarczą. Od 1 stycznia 2023 roku taki najem rozlicza się wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Ta forma opodatkowania najmu obowiązuje z mocy prawa, więc nie składasz oświadczenia o jej wyborze. Podatek dochodowy od najmu prywatnego płacisz więc zawsze w formie ryczałtu, a nie na skali podatkowej.

Stawki w 2026 roku to 8,5% od przychodu do 100 000 zł rocznie i 12,5% od nadwyżki ponad tę kwotę (art. 12 ust. 1 pkt 4 ustawy o ryczałcie). Pierwsza wpłata na mikrorachunek z symbolem PPE jest dla urzędu sygnałem, że zacząłeś wynajmować. Umowę najmu zwykłego zachowaj u siebie, bo nie wysyłasz jej do urzędu.

Najem okazjonalny – obowiązkowe zgłoszenie w 14 dni

Najem okazjonalny to umowa na czas oznaczony (maksymalnie 10 lat), w której najemca składa u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji i wskazuje lokal, do którego się wyprowadzi. Zgodnie z art. 19b ustawy o ochronie praw lokatorów właściciel musi zgłosić zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu.

Najem instytucjonalny dotyczy przedsiębiorców, którzy wynajmują lokale w ramach działalności. Działa podobnie do okazjonalnego, ale ustawa nie nakłada przy nim obowiązku zgłoszenia umowy w urzędzie skarbowym. Opodatkowanie najmu okazjonalnego i zwykłego jest natomiast identyczne, o czym więcej niżej.

Najem krótkoterminowy – rejestr CWTON zamiast urzędu skarbowego

Jeśli wynajmujesz mieszkanie na doby, nowe obowiązki nie są związane z urzędem skarbowym. Sejm uchwalił ustawę, która wprowadza Centralny Wykaz Turystycznych Obiektów Noclegowych (CWTON). Szczegóły znajdziesz niżej, w osobnej sekcji.

Do którego urzędu skarbowego zgłosić najem?

Zgłoszenie najmu do US kierujesz do urzędu właściwego według miejsca zamieszkania właściciela, a nie według miejsca położenia mieszkania. Jeśli mieszkasz w Krakowie, a wynajmujesz lokal w Gdańsku, wszystkie sprawy związane z najmem załatwiasz w urzędzie w Krakowie.

Jako osoba fizyczna bez działalności posługujesz się numerem PESEL. Właściciel mieszkania, który wynajmuje prywatnie, nie potrzebuje NIP ani wpisu do CEIDG. Swój urząd znajdziesz w wyszukiwarce na podatki.gov.pl. Jeśli wybierasz zgłoszenie najmu elektronicznie, przez e-Urząd Skarbowy, system sam przypisze właściwy urząd.

Jak „zgłosić” najem prywatny – rozpoczęcie rozliczeń krok po kroku

Najem prywatny „zgłaszasz” w praktyce, płacąc pierwszy ryczałt od najmu. Cała procedura zajmuje kilka minut.

1. Ustal przychód za miesiąc. Liczy się czynsz, który faktycznie otrzymałeś. Opłaty za media, które według umowy ponosi najemca, co do zasady nie są Twoim przychodem.
2. Policz podatek. Pomnóż przychód przez 8,5%.
3. Wygeneruj mikrorachunek podatkowy w generatorze na podatki.gov.pl. To indywidualny numer konta oparty na Twoim PESEL-u.
4. Wypełnij przelew. Wpisz symbol formularza PPE i okres, na przykład 26M10 dla października 2026 roku.
5. Zapłać do 20. dnia następnego miesiąca. Ryczałt za grudzień płacisz do 20 stycznia.

Przykład: wynajmujesz mieszkanie za 2 800 zł miesięcznie. Podatek dochodowy od najmu wynosi 238 zł (2 800 zł × 8,5%). Pierwszy czynsz dostajesz w październiku 2026 roku, więc pierwszy przelew z okresem 26M10 robisz do 20 listopada 2026 roku. Więcej o stawkach i kosztach przeczytasz w artykule podatek od wynajmu mieszkania 2026.

Oświadczenie małżonków – kiedy i jak je złożyć?

Jeśli wynajmujesz mieszkanie należące do majątku wspólnego, domyślnie każdy z małżonków rozlicza 50% przychodu. Możecie jednak złożyć oświadczenie, że całość rozlicza jedno z was. Wtedy limit, do którego obowiązuje stawka 8,5%, rośnie u tej osoby ze 100 000 zł do 200 000 zł.

Oświadczenie składacie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym w danym roku pojawił się pierwszy przychód z najmu. Jeśli pierwszy przychód przypada na grudzień, termin mija z końcem roku. Pismo możesz złożyć przez e-Urząd Skarbowy, ePUAP albo w wersji papierowej. Oświadczenie obowiązuje także w kolejnych latach, dopóki go nie zmienicie. Nie dotyczy małżonków z rozdzielnością majątkową.

PIT-28 – roczne rozliczenie najmu

Po zakończeniu roku składasz zeznanie PIT-28. Za 2026 rok zrobisz to między 15 lutego a 30 kwietnia 2027 roku, najwygodniej w usłudze Twój e-PIT. Warto tu zwrócić uwagę na jedną rzecz: złożenie PIT-28 do urzędu skarbowego wymaga, żebyś dane o najmie wpisał sam, bo urząd skarbowy ma tylko informacje o Twoich wpłatach, a nie o przychodzie. Instrukcję wypełniania znajdziesz w artykule PIT-28 za najem – jak wypełnić.

Zgłoszenie najmu okazjonalnego online przez e-Urząd Skarbowy – instrukcja

Zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego to pismo, w którym informujesz naczelnika urzędu skarbowego o zawarciu umowy. Ustawa nie przewiduje urzędowego formularza, więc liczy się treść, a nie wzór. Najszybszą drogą jest zgłoszenie najmu elektronicznie, przez e-Urząd Skarbowy.

Co przygotować przed zgłoszeniem?

• Twoje dane: imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania.
• Dane najemcy: imię, nazwisko, PESEL lub numer dokumentu tożsamości.
• Adres wynajmowanego lokalu.
• Datę zawarcia umowy i datę rozpoczęcia najmu (wydania kluczy).
• Skan umowy i notarialnego oświadczenia najemcy (zalecane, nie obowiązkowe).
• Sposób logowania: Profil Zaufany, aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna albo dane podatkowe.

Zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym krok po kroku

Aby dokonać zgłoszenia najmu elektronicznie, wykonaj kilka kroków:

1. Wejdź na podatki.gov.pl i otwórz e-Urząd Skarbowy.
2. Zaloguj się Profilem Zaufanym, mObywatelem, przez bank albo danymi podatkowymi.
3. Przejdź do sekcji składania pism i wniosków do urzędu skarbowego.
4. Wybierz pismo dotyczące najmu okazjonalnego, a jeśli nie ma osobnej usługi – pismo ogólne do urzędu skarbowego.
5. Wpisz dane stron, adres lokalu, datę zawarcia umowy i datę rozpoczęcia najmu.
6. Dołącz skan umowy i oświadczenia notarialnego.
7. Wyślij pismo i pobierz UPO.

UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru, to elektroniczne potwierdzenie zgłoszenia umowy. Zapisz je jako PDF razem z umową. Zgłoszenie najmu elektronicznie ma tę przewagę, że UPO dostajesz od razu i nie musisz nigdzie jechać.

Zgłoszenie przez ePUAP, osobiście lub listem – kiedy wybrać inny kanał?

Jeśli nie chcesz zgłosić wynajmu mieszkania przez e-Urząd, masz trzy inne możliwości:

• ePUAP – wysyłasz pismo ogólne do swojego urzędu skarbowego i dostajesz UPO. To dobre rozwiązanie, jeśli masz Profil Zaufany i znasz ten system.
• Zgłoszenie najmu osobiste – składasz pismo w kancelarii urzędu w dwóch egzemplarzach. Na Twojej kopii urzędnik przybija pieczęć wpływu.
• Zgłoszenie najmu listem poleconym – wysyłasz pismo za potwierdzeniem odbioru i zachowujesz dowód nadania.

Zgłoszenie najmu osobiste wybierają zwykle osoby, które wolą mieć papierową kopię z pieczęcią w ręku. Przy zgłoszeniu najmu listem poleconym urzędy zwykle biorą pod uwagę datę nadania w placówce Poczty Polskiej. Termin wynika jednak z prawa cywilnego, więc bezpieczniej wysłać list kilka dni wcześniej.

UPO – potwierdzenie zgłoszenia umowy dla najemcy

Najemca ma prawo zażądać potwierdzenia, że umowa trafiła do urzędu. Wystarczy, że pokażesz mu UPO albo kopię pisma z pieczęcią wpływu. To samo potwierdzenie przyda się, gdyby kiedyś trzeba było przeprowadzić eksmisję: dołącza się je do wniosku o nadanie klauzuli wykonalności. 

Zgłoszenie najmu a terminy – od kiedy liczyć 14 dni i co, jeśli je przekroczysz?

Termin 14 dni liczysz od dnia rozpoczęcia najmu, czyli od wydania lokalu najemcy, a nie od podpisania umowy. Dnia wydania kluczy nie wliczasz. Jeśli ostatni dzień przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy (art. 115 Kodeksu cywilnego).

Przykłady liczenia terminu

• Umowę podpisujesz 1 lipca 2026 roku, klucze wydajesz 1 sierpnia. Czternasty dzień to 15 sierpnia, czyli sobota i święto. Zgłoszenie trzeba więc złożyć najpóźniej w poniedziałek 17 sierpnia.
• Umowę podpisujesz i wydajesz klucze tego samego dnia, 10 listopada 2026 roku. Termin mija we wtorek 24 listopada.
• Najemca wprowadza się 20 grudnia. Czternasty dzień wypada 3 stycznia 2027 roku, w niedzielę, więc ostatni dzień na zgłoszenie to poniedziałek 4 stycznia.

Zgłoszenie najmu a terminy to miejsce, w którym wiele osób popełnia ten sam błąd: odkłada pismo „na po urlopie”, bo umowa jest podpisana i wszystko wygląda na załatwione. Najlepiej złożyć je w dniu wydania kluczy. Przy podatku obowiązuje inny kalendarz: zgłoszenie najmu a terminy płatności ryczałtu (20. dzień miesiąca) to dwie różne sprawy, których nie warto mylić.

Skutki niezgłoszenia umowy w terminie

Brak zgłoszenia w terminie nie oznacza kary podatkowej. Umowa pozostaje ważna, ale traci przywileje najmu okazjonalnego. Nie stosuje się do niej przepisów o czynszu, wygaśnięciu i rozwiązaniu najmu okazjonalnego, w tym uproszczonej eksmisji. Obowiązują wtedy zwykłe przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów: okres ochronny zimą, prawo do lokalu socjalnego i proces sądowy.

Zgłoszenie po terminie nie przywraca trybu okazjonalnego. Jeśli termin minął, rozwiązaniem może być nowa umowa najmu okazjonalnego z nowym oświadczeniem notarialnym, zgłoszona tym razem na czas. Każdą taką sytuację warto jednak skonsultować z prawnikiem.

Zgłoszenie najmu a przepisy, formalności i opodatkowanie – co warto wiedzieć?

W tej części znajdziesz zależności, które najczęściej budzą wątpliwości. Każdą z nich możesz przeczytać osobno.

Zgłoszenie najmu a przepisy – co dokładnie mówi ustawa?

Zgłoszenie najmu a przepisy to przede wszystkim art. 19b ustawy o ochronie praw lokatorów. Przepis dotyczy wyłącznie osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności w zakresie wynajmu i zawiera umowę najmu okazjonalnego lokalu. Ustawa wskazuje adresata (naczelnik urzędu skarbowego właściwy dla miejsca zamieszkania właściciela) i termin (14 dni od rozpoczęcia najmu).

Zgłoszenie do urzędu skarbowego wymaga podania faktu zawarcia umowy, ale przepisy nie określają wzoru pisma. Jeśli porównasz zgłoszenie najmu a przepisy podatkowe, zobaczysz, że ustawa o ryczałcie w ogóle nie przewiduje zgłaszania najmu. Wymaga tylko terminowej wpłaty i zeznania.

Zgłoszenie najmu a opodatkowanie – dwie osobne sprawy

Zgłoszenie najmu a opodatkowanie to częste źródło pomyłek. Pismo o zawarciu umowy okazjonalnej nie rozlicza podatku, a zapłacony podatek nie zastępuje zgłoszenia. Opodatkowanie najmu okazjonalnego wygląda dokładnie tak samo jak przy najmie zwykłym: ryczałt 8,5% lub 12,5% i PIT-28.

Opodatkowanie najmu okazjonalnego nie zależy też od tego, czy zgłosiłeś umowę w terminie. Nawet jeśli umowa straciła status okazjonalnej, przychód rozliczasz tak samo. Zgłoszenie najmu a opodatkowanie łączy w praktyce tylko jedno: oba obowiązki załatwiasz w tym samym urzędzie skarbowym.

Zgłoszenie najmu a formalności, dokumentacja i dokumenty

Zgłoszenie najmu a formalności sprowadza się do jednego pisma. Nie płacisz opłaty skarbowej, nie czekasz na decyzję i nie dostajesz zaświadczenia, tylko potwierdzenie wpływu. Zgłoszenie najmu a formalności przy notariuszu to już osobny etap, który najemca musi przejść przed podpisaniem umowy.

Zgłoszenie najmu a dokumentacja to pytanie o to, co dołączyć. Przepis wymaga zgłoszenia samego faktu zawarcia umowy. Dołączenie kopii umowy i aktu notarialnego to dobra praktyka, która ułatwia weryfikację, ale nie warunek ustawowy. Zgłoszenie najmu a dokumentacja po Twojej stronie oznacza też archiwum: umowę, załączniki, UPO i protokół zdawczo-odbiorczy trzymaj razem przez cały czas trwania najmu.

Forma i warunki umowy najmu

Forma umowy najmu okazjonalnego jest ściśle określona: umowa najmu musi być zawarta na piśmie i na czas oznaczony. Umowa najmu tradycyjna, czyli zwykła, może mieć dowolną formę, nawet ustną, choć zawsze lepiej spisać ją na papierze. Umowę najmu zwykłego zawierasz bez notariusza i bez pisma do urzędu. Umowa najmu tradycyjna daje Ci jednak słabszą ochronę, gdy najemca przestaje płacić. Forma umowy najmu nie wpływa na podatek, ale wpływa na to, czy w ogóle możesz skorzystać z najmu okazjonalnego.

Warunki umowy najmu (czynsz, kaucja, media, okres wypowiedzenia) nie trafiają do urzędu, chyba że dołączysz kopię umowy. Dobrze spisane warunki umowy najmu przydadzą Ci się jednak przy rozliczeniu podatku: z umowy wynika, które opłaty są przychodem, a które nie. Umowa najmu musi też jasno wskazywać, od kiedy najemca dostaje klucze, bo od tej daty liczysz termin zgłoszenia.

Zgłoszenie najmu a wynajmujący i najemca – kto ma jakie obowiązki?

Zgłoszenie najmu a wynajmujący: to wyłącznie obowiązek właściciela. Umowę najmu wynajmujący zgłasza sam albo przez pełnomocnika. Najemca nie musi nic składać w urzędzie skarbowym. Zgłoszenie najmu a wynajmujący oznacza też odpowiedzialność za termin: jeśli pismo nie dotrze na czas, skutki poniesiesz Ty, a nie lokator.

Zgłoszenie najmu a najemca to z kolei kwestia jego praw. Najemca może zażądać, żebyś pokazał mu potwierdzenie zgłoszenia umowy. Zgłoszenie najmu a najemca w praktyce oznacza więc tyle, że lokator ma prawo sprawdzić, czy umowa okazjonalna została dopełniona formalnie. Umowę najmu wynajmujący powinien też przechowywać razem z UPO, żeby móc je okazać bez szukania. Zgłoszenie najmu a najemca ma znaczenie również wtedy, gdy lokator sam zastanawia się, czy podpisać umowę okazjonalną: potwierdzenie z urzędu pokazuje mu, że wszystko zostało zrobione zgodnie z przepisami.

Obowiązki właściciela mieszkania w skrócie: zgłosić umowę okazjonalną w 14 dni, płacić ryczałt co miesiąc, złożyć PIT-28 i przechowywać dokumenty. Obowiązki właściciela mieszkania na doby rozszerzy dodatkowo wpis do CWTON. Właściciel nieruchomości, który wynajmuje kilka lokali, ma te same obowiązki przy każdej umowie osobno.

Zgłoszenie najmu a przywileje, ryzyko i konsekwencje

Zgłoszenie najmu a przywileje: terminowe zgłoszenie daje Ci uproszczoną eksmisję bez procesu sądowego, brak okresu ochronnego zimą i brak prawa najemcy do lokalu socjalnego. To główny powód, dla którego warto zgłosić najem okazjonalny od razu.

Zgłoszenie najmu a ryzyko wygląda tak: jeśli spóźnisz się choćby o dzień, tracisz te przywileje bez możliwości naprawienia błędu. Zgłoszenie najmu a konsekwencje to więc nie kara z urzędu, tylko gorsza pozycja w sporze z najemcą. Szczegóły znajdziesz w sekcjach o terminie i o karach.

Wzór zgłoszenia umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego

Możesz skopiować poniższą treść i uzupełnić ją swoimi danymi.

[Miejscowość], [data]

[Imię i nazwisko właściciela] PESEL: [numer] Adres zamieszkania: [adres]

Naczelnik Urzędu Skarbowego w [miejscowość]

Zgłoszenie zawarcia umowy najmu okazjonalnego lokalu

Na podstawie art. 19b ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego zgłaszam zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego położonego w [adres lokalu].

Najemca: [imię i nazwisko], PESEL / nr dokumentu tożsamości: [numer]. Data zawarcia umowy: [data]. Data rozpoczęcia najmu (wydania lokalu): [data]. Okres najmu: od [data] do [data].

Załączniki:

1. Kopia umowy najmu lokalu.
2. Kopia oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji (akt notarialny).

[Podpis]

W polu „data rozpoczęcia najmu” wpisz dzień wydania kluczy, bo od niego urząd i ewentualnie sąd liczą termin. Okres najmu musi być oznaczony. Umowa najmu lokalu na czas nieoznaczony nie może być najmem okazjonalnym.

Umowa najmu mieszkania, lokalu i nieruchomości – czy zawsze obowiązują te same zasady?

Umowa najmu lokalu mieszkalnego, umowa najmu mieszkania i umowa najmu nieruchomości to w codziennym języku często to samo. Z punktu widzenia zgłoszenia ważne jest jedno: tryb okazjonalny dotyczy tylko lokali mieszkalnych.

Umowa najmu nieruchomości użytkowej, na przykład lokalu usługowego, garażu czy biura, nie może być najmem okazjonalnym, więc nie ma czego zgłaszać. Przychód z niej rozliczasz jednak tym samym ryczałtem. Przy umowie najmu nieruchomości, która obejmuje dom z działką, zasady są takie same jak przy mieszkaniu.

Umowy najmu mieszkania zawierane z kilkoma najemcami (na przykład na pokoje) zgłaszasz osobno tylko wtedy, gdy każda z nich jest umową okazjonalną. Wzory umowy najmu mieszkania i zasady ich spisywania omawiamy w artykule umowa najmu mieszkania.

Najem krótkoterminowy 2026 – rejestracja lokalu w CWTON

Stan prawny na 22 października 2026 r. Sejm uchwalił ustawę 8 października 2026 roku. Teraz zajmie się nią Senat, a potem prezydent. Przepisy mogą się jeszcze zmienić.

Najem krótkoterminowy to wynajem lokalu turystom na mniej niż 30 dni. Według uchwalonej ustawy każdy taki lokal będzie musiał trafić do Centralnego Wykazu Turystycznych Obiektów Noclegowych (CWTON) i dostać numer identyfikacyjny. Numer trzeba będzie podawać w każdym ogłoszeniu na platformie rezerwacyjnej.

Za najem bez wpisu, brak numeru w ofercie albo wprowadzenie gościa w błąd grozi kara administracyjna do 50 000 zł, liczona osobno dla każdego lokalu. Obowiązek rejestracji ma zacząć obowiązywać 14 dni po ogłoszeniu ustawy. Od 1 stycznia 2028 roku wspólnoty i spółdzielnie mieszkaniowe będą mogły podjąć uchwałę zakazującą najmu na doby w budynku. Tło tych zmian to unijne rozporządzenie 2024/1028, stosowane od 20 maja 2026 roku.

Pamiętaj, że CWTON to rejestr turystyczny, a nie zgłoszenie w urzędzie skarbowym. Podatkowo najem na doby bywa traktowany jak działalność gospodarcza, zwłaszcza gdy właściciel nieruchomości ma kilka lokali i obsługuje gości w sposób zorganizowany i ciągły. Wtedy potrzebny jest wpis do CEIDG, inne formy opodatkowania najmu, a czasem rejestracja do VAT.

Co grozi za niezgłoszenie najmu i niepłacenie podatku?

Zgłoszenie najmu a konsekwencje wygląda inaczej przy najmie prywatnym, a inaczej przy okazjonalnym. Za brak „zgłoszenia” najmu prywatnego nic nie grozi, bo taki obowiązek nie istnieje. Problem pojawia się wtedy, gdy nie płacisz ryczałtu. Urząd skarbowy sprawdza przychody z najmu na kilka sposobów: korzysta z danych z ksiąg wieczystych, informacji od najemców, ogłoszeń w internecie i raportów platform rezerwacyjnych. Urząd skarbowy ma też dostęp do historii Twoich wpłat na mikrorachunek, więc szybko zauważy, że płatności nagle ustały.

Konsekwencje nieopłaconego ryczałtu to:

• odsetki za zwłokę od każdej zaległej kwoty,
• odpowiedzialność z Kodeksu karnego skarbowego (KKS) – w zależności od kwoty jako wykroczenie skarbowe albo przestępstwo skarbowe,
• długi okres ryzyka – zobowiązanie przedawnia się po 5 latach, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności.

Jeśli pytasz o zgłoszenie najmu a ryzyko kary skarbowej, odpowiedź jest prosta: ryzyko wiąże się wyłącznie z podatkiem. Przed karą chroni czynny żal, jeśli złożysz go, zanim urząd skarbowy sprawdza Twoje rozliczenia i sam wykryje nieprawidłowość. Składa się on z dwóch kroków: pisma do urzędu z opisem sytuacji i wpłaty zaległego podatku z odsetkami.

Przykład: przez rok wynajmowałeś mieszkanie za 2 500 zł miesięcznie i nie płaciłeś podatku. Przychód wyniósł 30 000 zł, więc zaległy podatek dochodowy od najmu to 2 550 zł plus odsetki. Jeśli złożysz czynny żal, zapłacisz zaległość i odsetki, ale unikniesz kary skarbowej.

Checklista wynajmującego – zgłoszenia i terminy w 2026/2027

FAQ – najczęstsze pytania o zgłoszenie najmu do urzędu skarbowego

Czy warto zgłosić najem, jeśli nie jest to obowiązkowe? Przy zwykłym najmie nie ma czego zgłaszać, więc wystarczy płacić ryczałt. Warto zgłosić najem w trybie okazjonalnym zawsze i bez zwłoki, bo tylko wtedy umowa daje Ci szybką eksmisję.

Czy do zgłoszenia trzeba dołączyć umowę najmu? Zgłoszenie najmu a dokumentacja to jedno z najczęstszych pytań. Ustawa wymaga tylko zgłoszenia faktu zawarcia umowy. Dołączenie kopii umowy i aktu notarialnego to praktyka zalecana, bo ułatwia urzędowi weryfikację i ewentualne późniejsze postępowanie.

Ile kosztuje zgłoszenie najmu do US? Zgłoszenie jest bezpłatne, niezależnie od kanału. Koszt ponosisz u notariusza: maksymalna taksa za oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji to w 2026 roku 480,60 zł netto plus VAT.

Czy muszę mieć NIP, żeby wynajmować mieszkanie? Nie. Właściciel mieszkania wynajmujący je poza działalnością posługuje się numerem PESEL. NIP jest potrzebny dopiero wtedy, gdy najem prowadzisz jako firma.

Czy zgłoszenie trzeba ponowić przy przedłużeniu umowy? Ustawa nie mówi tego wprost. Bezpieczniej jest zgłosić umowę najmu przedłużoną aneksem tak samo jak nową i zadbać o nowe oświadczenie notarialne obejmujące dłuższy okres.

Czy najem pokoju też się zgłasza? Najem pokoju rozliczasz tak samo jak najem całego mieszkania: ryczałtem i PIT-28, bez osobnego pisma. Zgłosić wynajem mieszkania lub pokoju musisz tylko wtedy, gdy zawierasz umowę okazjonalną.

Czy trzeba zgłosić zakończenie najmu? Nie. Do urzędu trafia wyłącznie informacja o zawarciu umowy okazjonalnej. Gdy najem się kończy, przestajesz wpłacać ryczałt i wykazujesz faktyczny przychód w PIT-28.

Czy zgłoszenie w urzędzie skarbowym zastępuje zameldowanie najemcy? Nie, to dwie niezależne sprawy. Najemca melduje się w urzędzie gminy albo online w mObywatelu, a urząd skarbowy nie ma z tym nic wspólnego.

Czy pełnomocnik może zgłosić umowę najmu za właściciela? Tak, jeśli ma pełnomocnictwo. Pełnomocnik może też dokonać zgłoszenia najmu elektronicznie, dołączając skan pełnomocnictwa. Więcej przeczytasz w artykule pełnomocnictwo do wynajmu mieszkania.

Ostatnia aktualizacja: 22 października 2026 r. Stan prawny na październik 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.